Как планировать ивенты и бюджет: 4 подсказки

Смотреть

19.04.2021 Ивент-менеджмент как эффективный инструмент решения внутренних и внешних бизнес-задач набирает обороты. Возникает вопрос: какие именно ивенты нужны вашей компании в ближайший период и как запланировать на них бюджет?

1. С чего начать?
Первое и самое главное - планируйте «без фанатизма». Конечно, иногда хочется «отхватить» на организацию мероприятий хороший кусок годового бюджета и разгуляться по полной: праздновать все профессиональные праздники, устраивать тематические вечеринки и в конце года вывезти команду на корпоратив за границу. Но стоит задать себе один простой вопрос: «Зачем?»

Планируя ивенты, всегда отталкивайтесь от тактических задач и глобальной стратегической цели HR-направления именно вашей компании. И не страшно, что ваши конкуренты поехали на тимбилдинг в Карпаты и активно делятся в социальных сетях фотоотчетами покорения Говерлы. Возможно, ваша задача в этом году заключается в повышении лояльности сотрудников к бренду работодателя, а не в тимбилдинг?

2. Так как планировать?

Смоделируем несколько ситуаций.

Например, вы знаете, что маркетинговый отдел планирует ребрендинг, в рамках которого произойдет обновление позиционирования компании, просмотр миссии, ценностей и стратегии. Или же будет внедряться новая бизнес-модель с акцентом, например, для автоматизации.
К сожалению, большинство сотрудников остро реагируют на глобальные изменения в своем привычном рабочем пространстве и не готовы воспринимать и поддерживать нововведения. Иногда такие новации заканчиваются заявлениями по собственному желанию и заменой как минимум трети персонала. В таком случае стоит запланировать формат ивента, который поможет познакомить коллег со всеми нововведениями, обосновать целесообразность, а также показать, что вам важно мнение и согласие людей. Для таких задач подходит организация масштабных внутренних конференций (для крупных компаний) или же ивент в игровом формате,

Может быть другая цель. Например, после проведения SWOT-анализа и стратегического сессии было обнаружено, что менеджеры по продажам не дорабатывают возражения потенциальных клиентов. Конечно, можно всех заменить. Но процесс замены менеджеров может стать бесконечным, ведь идеальных специалистов просто не существует. Так почему бы не запланировать для своих менеджеров серию тренингов, нацеленных на работу с возражениями?

3. А бюджет?

Это непростой процесс. Если внутренний ресурс вашей команды позволяет рассчитать затраты на мероприятия и планировать ивент самостоятельно - вот несколько советов:

обязательно разделяйте бюджеты на внутренние и внешние ивенты, чтобы потом правильно оценить эффективность ивент-деятельности;
прозвонов заблаговременно кавер-бэнды, ведущих, фотографов - проанализируйте рынок и стоимость потенциально нужных ивент-подрядчиков;
закладывайте суммы с запасом (например, запланированная вами локация может поднять арендную плату).
В целом существует два подхода к планированию бюджета. Первый - планировать по максимуму, учитывая цели и задачи. Но я не сторонник этого метода. Второй - закладывать точные цифры: определенный процент от годовой заработной платы каждого сотрудника или процент от прибыли компании. В случае с прибылью - американские компании инвестируют в ивенты не менее 10%, украинские обычно 3-5%. Но уверен, что в недалеком будущем это изменится.

4. Какие статьи расходов?

Рассмотрим основные статьи расходов на корпоративное мероприятие:

Локация (аренда). Но есть нюанс: стоит уточнять, что именно входит в стоимость. Вы должны быть готовы отдельно может высчитываться аренда экранов (если они вам нужны, например, для показа презентации), доступ в гримерку и других закрытых помещений, клининг и аренда звука и света.
Еда и напитки. Обязательно уточняйте, есть опция пробку-фи, это помогает значительно уменьшить бюджет на алкоголь. Также не стоит забывать об обслуживании. При больших заказах сумма обслуживания может достигать 15% от общей суммы чека.
Декорации. Если ваше мероприятие тематический, то стоит заложить бюджет на декор. Не обязательно выделять огромные суммы, но минимальный декор придаст настроения. Вы даже не представляете, какую оригинальную Инста-зону можно создать с помощью надувных шаров и ламп!

Производство. В статью входит все то, что вам нужно производить: награды, сертификаты, кубки, подарки гостям, реквизит. Особенно рекомендую обратить внимание на подарки. Даже маленький презент в память о ивент никого не оставит равнодушным.
Активности. Обязательно запланируйте хотя бы одну корпоративную активность. Что угодно: от корпоративного стринг-арта к любому командообразующие конкурса. Главное - включайте креатив!
Ивент-подрядчики. Ведущий, фотограф, видеограф, хостес. Количество зависит от масштаба мероприятия.
Развлекательная программа. Пункт, напрямую зависит от размера вашего бюджета. Ведь можно пригласить хедлайнером звезду или обойтись начинающим кавер-бэндом и DJ. Работая с любыми артистами, не забывайте о техническом и бытовой райдеры!
Техническое обеспечение. Звук, свет, разнообразное оборудование.

Логистика и транспортные расходы.
Организационные расходы.
Непредвиденные расходы (примерно 5% от общего бюджета).
Планируйте ивенты, распределяйте бюджет разумно и не забывайте об эффективности любого мероприятия.

(325 оценок, средняя 4,7 из 5)

Посмотрите похожие страницы:

Карьера в HR: с чего начать и возможные пути развития Карьера в HR: с чего начать и возможные пути развития
Формула командного духа: как оценить эффективность тимбилдинга Формула командного духа: как оценить эффективность тимбилдинга
Ивент-планирование на год: 3 напоминания для HR-ов Ивент-планирование на год: 3 напоминания для HR-ов
Как планировать ивенты и бюджет: 4 подсказки
  • Как планировать ивенты и бюджет: 4 подсказки
  • Блог
  • 325
  • Дата публикации 26.02 20