Как модерировать процесс принятия решений для удаленных команд: 4 шага

Смотреть

19.04.2021 Невозможно научиться принимать только правильные решения, однако можно научиться принимать решения правильно.

Разнообразный взрыв мыслей или творческие ступоры: принимать решения группой всегда сложно. Традиционно большинство руководителей принимали решение во время личных встреч. Сейчас мир массово перешел на удаленную работу, и типичные вызовы этого процесса усилились еще и особенностью дистанционной коммуникации. На самом деле изобретать велосипед не нужно. Стоит лишь соблюдать стандартного алгоритма принятия решений, учитывая особенности новых типов связи. Это поможет тратить меньше усилий и времени и всегда делать лучший выбор из определенных альтернатив.


Осознав проблемную ситуацию, не стоит сразу созвать онлайн-конференцию и начинать бурные обсуждения:



определите причины проблемы или факторы, на которые есть возможность влиять;
выберите основную причину, которую надо устранить;
найдите точку фокуса и определите цель которой вы достичь после принятия решения;
трансформируйте фокус в smart-вопрос;
Smart-вопрос формулируется по аналогии с smart-цели, должно быть конкретным, измеримым, достижимым, актуальным и определенным во времени.
разошлите вопросы участникам по электронной почте для подготовки к совещанию.

Например, работники компании, которые перешли на удаленную форму работы, работают неэффективно и нерезультативно. Это вашей проблемной ситуацией. Причиной этого могут быть отсутствие необходимых навыков работы из дома, отсутствие четких ожиданий относительно результатов со стороны руководителя, неполучение необходимой информации из-за нарушения коммуникации в команде, сотрудники проводят много времени на совещаниях и тому подобное. Для обсуждения вам нужно выбрать один фокус из выявленных причин и сформулировать smart-вопрос, что может звучать так: «Как к 01.09.2020 сократить количество и продолжительность совещаний, чтобы сотрудники проводили там не более 30% рабочего времени?»

Только smart-вопрос может быть вынесен на обсуждение. Помните, что 60% успеха совместного принятия решения - это правильно сформулирована проблема.

На этом этапе также важно определить перечень требований, параметров, которые должно удовлетворять сформулированное впоследствии решение. Например, решение должно требовать минимальных финансовых инвестиций, не менять действующие процедуры и политики компании.

2. Сформулируйте варианты решения

Сузив и конкретизировав проблему, время перейти к поиску вариантов ее преодоления. Важно определить как можно больше путей решения, не оценивая их. Ваша задача - не мешать творческому потенциалу и понять позицию каждого. Если начинаете анализировать варианты на этом этапе, вы рискуете потерять действительно прорывное решение.

Предложите членам группы прислать свои предложения на электронную почту или в мессенджере. Если проблема значительна и требует живого обсуждения, организуйте онлайн-конференцию и привлекайте всех участников группы к общению.

На этом этапе процесс должен быть свободным, открытым. Попросите команду генерировать нестандартные и креативные альтернативы, даже далекие от реальности. Советуем применять следующие методы:

списки
мозговая атака
обратная мозговая атака
Полученные идеи организуем списком или объединяем в категории, создав «Дерево целей» - ментальную карту на онлайн-доске..

3. Оцените варианты и сделайте выбор

Получив минимум 10 вариантов решения проблемы, переходим к их оценке. Заранее определите способ голосования (кто будет голосовать? Сколько голосов вы? Количество раундов? Количество «финалистов»?)

Если выбор альтернативы требует обсуждения, организуйте голосования на онлайн-встречи. Если все участники группы уже выразили свои мысли, просто создайте опрос в мессенджере.

4. Примите решение и реализуйте его

Процесс не заканчивается после выбора вариантов. Для достижения поставленной цели решение должно быть реализовано. Реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления. Чтобы реализовать решение, необходимо составить план действий, в котором будут указаны шаги, ответственные и дедлайны.

В завершение мы в команде обычно предлагаем одному или нескольким участникам по очереди подытожить результаты. Благодаря этому простому приему модератор получает чрезвычайно качественный обратную связь. Резюмирования помогает убедиться в вовлеченности членов группы и выявить моменты, которые участники совещания особо выделили.

Результаты на конец совещания:

четкий записан план действий по определению сроков исполнения, ответственных и привлеченных лиц;
каждый из участников имеет понимание: кто, что и в какие сроки сделает для достижения цели компании.
Советы по дистанционного принятия группового решения:
рассылайте участникам совещания smart-вопрос, а не саму проблему;
обеспечьте короткий контекст: краткое формулировка гарантирует, что ваши слова будут прочитаны;
обязательно определяйте время, которое предоставляется членам группы для выражения мыслей, предоставление предложений;
используйте живое обсуждение для творческого этапа - поиск вариантов решения;
определите четкий регламент коммуникации и способ голосования;
проконтролируйте распространения готового решения и убедитесь, что каждый член группы с ним ознакомился

(255 оценок, средняя 4,7 из 5)

Посмотрите похожие страницы:

Беседа на расстоянии: топ-5 советов, как найти нового сотрудника удаленно Беседа на расстоянии: топ-5 советов, как найти нового сотрудника удаленно
Как оценить критическое мышление: примеры вопросов и советы рекрутерам Как оценить критическое мышление: примеры вопросов и советы рекрутерам
5 важных задач бизнеса, которые можно решить деловыми играми 5 важных задач бизнеса, которые можно решить деловыми играми
Как модерировать процесс принятия решений для удаленных команд: 4 шага
  • Как модерировать процесс принятия решений для удаленных команд: 4 шага
  • Блог
  • 255
  • Дата публикации 17.08 20