10 инструментов, которые помогут не опозориться во время удаленной работы

02.08.2021 Анатолий и Настя Ивлевы специально для сайта TVIRIN.RU: Работа из дома - это не формат, который просто снимает обязательства каждое утро ездить в офис или дает работникам возможность самостоятельно определять свой график. Чтобы компания работала эффективно, дистанционная занятость должна быть очень качественно организована. Ведь если в задачах, проектах, бизнес-процессах и коммуникациях будет беспорядок - это может стать фатальным для бизнеса, который в кризис имеет превосходить все свои предыдущие достижения.

Какие инструменты удаленной работы крайне необходимы компаниям прямо сейчас и как они помогут наладить процессы - рассказывают работники сферы логистики - семья Ивлеевых.

1. Видеосвязь

Ключевой элемент работы из дома - видеосвязь. Он помогает поддерживать зрительный контакт, видеть эмоции коллег и не терять связь с командой. А еще - оперативно решать проблемы, которые переписка в чате может только усугубить, и быстро принимать коллективные решения.

Индивидуальные звонки или групповые видеоконференции, хороший видеосвязь и качественную картинку сейчас предлагает любой сервис. Поэтому этот инструмент доступен каждому человеку, у которого есть интернет.

2. Единственная рабочая среда

Небольшие стартапы могут себе позволить передавать задачи где угодно: в письмах, мессенджерах, проходя мимо коллегу. А еще хранить базу клиентов в Excel и вести дела с подрядчиками, как кому удобно. Но чем больше компания обрастает работниками, тем менее результативной и более запутанной становится такая схема работы.

Потеря информации - контактных данных, поставленной задачи, документов, записи звонка - замедляет процесс работы и превращает его в хаос. А во время вынужденной работы из дома такой беспорядок быстро дает о себе знать. Особенно если информация сохранялась, а процессы велись на бумажных носителях.

Поэтому для дистанционной работы важно позаботиться о сервисе или систему, которые будут единственным рабочей средой для всего коллектива. Этот инструмент обязательно должен включать в себя функционал для работы с клиентами и всеми задачами.

3. Совместное информационное поле для команды

Чтобы все сотрудники имели доступ к информации, не чувствовали себя отделенными от команды и быстро реагировали на любые запросы, стоит позаботиться о совместном информационное поле. Это удобно с точки зрения конфиденциальности и быстрого контакта.

Отдельные мессенджеры полностью не закрывают эту потребность, поэтому необходимо установить сервис, который позволит оперативно сообщать всем новости компании, писать сообщения индивидуально или на часть команды. Немаловажен и корпоративный мессенджер внутри этой же системы. Это обеспечит быстрое общение в едином окне и убережет работников от информационного шума и потребности отвлекаться на посторонние запросы.

Возможность обмена файлами и наличие мобильной версии будут несомненными преимуществами.
10 инструментов, которые помогут не опозориться во время удаленной работы
4. Календарь как инструмент тайм-менеджмента
Контроль рабочего процесса в офисе происходит легче, чем дистанционно. Ведь в первом случае четко определены временные рамки начала и конца рабочего дня, обеда и других перерывов, ведь дома эти границы размываются.

Удобнее контролировать график, свой и коллег, внося все совещания, встречи и звонки в календарь. В календаре отображаются заняты и свободные временные слоты каждого, поэтому планировать встречи можно на удобные для всех участников часа. Каждый приглашенный получит сообщение о запланированной событие и напоминание незадолго до начала. А предложить внести изменения или задать вопрос о встрече можно просто в календаре.

5. Библиотека внутренней информации
Как работать с корпоративным порталом, который должен знать новичок, где оформить больничный и отпуск? Информация, важная для каждого работника. А еще - кто отвечает на запросы СМИ, как действовать в нестандартных случаях и узнать максимально много о компании и продукте. Эти знания должны быть в свободном доступе внутри любой компании.

Для этого нужна удобная библиотека внутренней информации или база знаний. Работа с ней не должна быть сложной, чтобы наполнение происходило регулярно. Современные корпоративные системы предлагают решения, которые не пугают даже неопытных специалистов, и выглядят как простые конструкторы сайтов. И читать их не сложнее, чем обычное медиа.

6. Автоматизированные бизнес-процессы

Сложность перехода на удаленную работу заключается в организации быстрого доступа к бизнес-процессам. Прием на работу или увольнения, заявки на отпуск, работа с зарплатой и счетами, счета для оплаты услуг подрядчикам лучше перевести в диджитал-формат. А еще - автоматизировать, чтобы работники не тратили время на стандартные рутинные действия.

Подключите или настройте в своей системе инструмент, который поможет быстро организовывать согласования бизнес-процессов по цепочке ответственных лиц. Так можно отслеживать статус и при необходимости "ускорять" ответственного, если процесс задерживается.

7. Система для постановки задач и контроля за выполнением

В условиях дистанционной работы является существенный риск, что часть задач потеряется в переписке, размоются сроки выполнения, работник останется без обратной связи, неправильно поймет и выполнит задание.

Чтобы приучить свою команду к ответственности и правильной формулировки брифов, введите удобную онлайн-систему для работы с заданиями. И правило: если задачи нет в этой системе - его нет вообще. Это разовьет индивидуальную и коллективную ответственность за контроль качества, статусы и сроки проектов.

Позаботьтесь о том, чтобы постановка задач была легкой и происходила в несколько кликов, в частности, с мобильного устройства. Сделайте возможным делить задачи на пункты и подзадачи, прикреплять документы, создавать чек-листы, а также обсуждать процесс в сообщениях.

8. Отчеты и обратная связь
Как руководителю большой команды все контролировать, знать состояние дел во всех процессах и давать качественный обратная связь? Удаленный формат опасен тем, что руководитель может не заметить, когда у работника исчезнет мотивация. А это может произойти, если осуществлять тотальный контроль или, наоборот, слишком ослабить его.

Идеальный вариант, если работник самостоятельно вести отчетность о проделанной работе, записывать, какие задачи он выполнял, в которых совещаниях принимал участие. А руководитель вовремя комментировать сделанное. Введение культуры отчетности и обратной связи значительно упростит жизнь всей команде и положительно повлияет на общие результаты.

9. CRM для продаж
Система управления взаимоотношениями с клиентами значительно упрощает бизнес-процессы. То есть позволяет общаться, закрывать сделки, фиксировать все запросы имеющихся и потенциальных покупателей. Отделы продаж, которые перешли на CRM, уверены, что без нее они бы не справились. Вести базы клиентов и фиксировать сделки в блокнотах или таблицах в любое время тотальной диджитализации меньшей мере странно.

10. Коммуникация с клиентами
После перехода на удаленный формат работы ваши клиенты не должны почувствовать изменений в качестве обслуживания. Ведь ваш бизнес зависит от них.

Проследите, чтобы ни один клиентский запрос не остался без ответа: сообщение в мессенджерах, общение с чат-ботом на сайте звонки. Обрабатывайте заказы так же быстро, как и к переходу на удаленную работу. Настройте в вашей CRM функцию, которая позволит хранить все обращения от клиентов, даже те, которые почему-то были пропущены.

Также позаботьтесь о том, чтобы входящие запросы равномерно распределялись между менеджерами. Обязательно сохраняйте статистику запросов и записи разговоров.

Все перечисленные инструменты помогают навести порядок в процессах, которые пришлось быстро изменить из-за вынужденной самоизоляции и переход компаний на работу из дома. Но преимущество еще и в том, что по возвращении в офис они понадобятся. И сделают работу компании быстрее, эффективнее и интереснее.

(397 рейтинг, средний 4,2 из 5)
10 инструментов, которые помогут не опозориться во время удаленной работы
  • 10 инструментов, которые помогут не опозориться во время удаленной работы
  • Блог
  • 397
  • Дата публикации 04.05 20

Смотрите похожие записи