«Это не о контроле, а об эффективности» Ольга Cидорина, HR — о работе команды на карантине

20.10.2021 Нам повезло: у нас уже был опыт удаленной работы. Все члены команды имеют такую опцию с первого дня и количество удаленных дней увеличивается на 20 дней за каждый год сотрудничества с MacPaw. Однако пока впервые отдаленно находится вся команда.

Люди у нас не привязаны к стационарным компьютерам или специфическому оборудованию. Можно забрать домой все, что нужно: планшеты, мониторы, переходники и тому подобное. Главное - предупредить системных администраторов.

С началом карантина следовало подготовить VPN к нагрузкам, а также инструкции для тех, кто не успел его настроить в карантин. Чтобы команда могла подключиться к закрытым ресурсам.

Также у нас активно идет работа над корпоративными правилами коммуникации в Slack и почте, чтобы было понятно, что и где стоит писать. Среди онлайн-средств коммуникации были и остаются: электронная почта, чаты в Slack, дайджест с новостями компании, внутренний подкаст, Confluence и Jira, некоторые команды пользуются Trello тому подобное.

Самое сложное, наверное, нашим котам. Мы заботимся и кормим их во время карантина, но Фиксель и Хувер не понимают, куда так быстро делась вся команда.

Собеседования в Zoom и адаптация за buddy-программой

Логично, что все собеседования сейчас проводим только по видеосвязи. Сначала мы экспериментировали с Google Hangouts, пока тестируем Zoom. На нашу эффективность это не повлияло: скорость найма не упала, а количество потенциальных кандидатов возросла. Команды рекрутмента и HR постоянно синхронизируются. Главное - сохранять баланс и вовремя остановиться, ведь когда дом превращается из пространства для отдыха еще и на офис, становится сложнее следить за распорядком дня.

Отдаленно адаптировать человека возможно. Можно привести много примеров компаний, которые всегда работали исключительно удаленно, и делали это хорошо. Это прежде всего технический вопрос, а также привычка. Со временем начинаешь учитывать все больше специфических для этой формы адаптации процессов. И именно в удаленной работе есть возможность улучшить процессы. В оффлайн-варианте есть соблазн отпустить ситуацию и рассчитывать на то, что сотрудник сам сможет со всеми постепенно познакомиться. В онлайн-варианте процесс адаптации должен быть четким и системным.

С началом карантина мы добавили новые встречи в онбординга, на которых знакомим новых членов команды с нашей культурой, продуктами, возможностями и сервисами. В частности рассказываем и о том, чем HR-команда, как сервис, может быть полезна.

Еще в карантин у нас существовала buddy-программа. Buddy - человек, помогает новичку адаптироваться в социальном плане. Это не ментор, что имеет экспертизу в том же домене. Он рассказывает о внутренней кухне, делится опытом работы, отвечает на вопросы о быте и тому подобное. После начала карантина мы добавили новые советы для buddy, ведь теперь фокус сместился на правильные онлайн-коммуникации.

Развитие продолжается онлайн

Хотя сейчас большинство конференций отменены или перенесены на другие даты, это не значит, что команда не имеет возможности учиться. Многие мероприятия перешли в онлайн-режим, поэтому желающих пройти обучение, мы продолжаем поддерживать. Как помощью советов доменных экспертов для профессионального роста, так и бюджет на обучение. Мы успели провести удаленно и некоторые внутренние тренинги, например, обучение для менеджеров по найму по компетенциям.

В карантин мы не практиковали отдаленные занятия английским. Группы по уровням собирались в отдельных комнатах для переговоров и проводили урок с учителем. Формат занятия остался таким же, однако теперь каждый изучает английский из дома.

Доверие и технологии: как организуется работа команд

Кардинально ничего не изменилось. В этой ситуации в стране самыми необходимыми являются лидерские качества менеджмента компании. Хорошие лидеры делают все необходимое, чтобы команда оставалась продуктивной и работала дальше. Это не о контроле, а об эффективности: смыслы в работе, достаточное количество информации, необходимые ресурсы, моральная поддержка. С нового мы используем инструменты, помогающие совмещать отдаленно: инструменты для визуализации, брейншторм, видеосвязи и тому подобное.

Несколько советов по организации работы, которыми пользуемся мы:

Доверие, а не контроль. В нашей культуре доверие всегда была важной, так как и в оффлайн-формате, мы не контролируем работу каждого отдельного человека. Каждый отвечает за свою производительность.
Будьте на связи. Рекомендуем командам созваниваться хотя бы раз в день, чтобы синхронизироваться, не терять коммуникацию и не забыть, как кто выглядит Для видеосвязи удобно использовать Zoom, в нем проводят: ежедневные стендапов в продуктовых командах, планирования и ретроспективы, отдельные встречи. Однако, поскольку количество пользователей программы значительно возросла, в Zoom находят все новые уязвимости в безопасности. Поэтому для передачи чувствительной информации его не используем. Изменилось лишь то, что теперь все это проходит онлайн. Вместо некоторых встреч - письма в чатах или на почте.
Экспериментируйте и делитесь опытом. Поскольку это наш первый опыт, когда вся компания перешла в онлайн-режим, мы поощряем пробовать различные командные инструменты и делиться опытом эффективной работы в отдельном Slack-канале.
Используйте технологии. Мы практикуем те же инструменты, но изменились наши привычки в их использовании. Kanban-доску HR-команды оцифровали, отныне она доступна в Trello. Для брейншторм пользуемся Miro. Все вопросы теперь решаем в чате, Slack или Zoom. Соответственно, звонков и переписки стало значительно больше.

Команда MacPaw знает, что мы не проводим никаких сокращений и готовы помочь в случае сложностей. Помимо обеспечения базовой безопасности, компания заботится об удобстве работы, а также то, чтобы люди видели результаты своей работы и ее важность.

Самый сложный момент - донести важность происходящего, ко всей команды в более чем 200 человек. То есть корректно прокомуникуваты необходимость новых процессов и рассказывать об обновлении ситуации всей компании. Поэтому стиль коммуникации изменился на уровне всей организации. Например, мы чаще стали проводить АМА-сессии, когда можно открыто или анонимно задать любой вопрос основателю и СЕО, корпоративные дайджесты также поступают чаще. Итак, мы минимизируем риск, что у кого возникнут дополнительные переживания или страхи.

Некоторые команды играют в настольные игры, кто-то созванивается и говорит о личном. Даже через обычные рабочие моменты можно разделить свои тревоги и переживания карантина. Ведь все мы столкнулись с одними и теми же сложностями. В MacPaw есть командные коучи, к ним можно обращаться с индивидуальными запросами по поддержке и помощи.

У нас проходила онлайн-вечеринка в Zoom. Участники должны были поставить на фон то место, где бы хотели побывать после карантина, и рассказать, почему именно там.

Спорт-менторинг и ящики здоровья: как компания заботится о здоровье команды

Мы организовали доставку офисных кресел в дома наших специалистов, поскольку спина при сидячей работе страдает больше всего. Все преимущества работы в компании, такие как страхование, остаются в полном объеме. Разве что теперь нельзя с коллегами попить кофе со сладким на кухне.

Для нашей команды мы организовали бесконтактную доставку #MacPawCares Home Kit - пакет помощи и поддержки во время карантина, который включает:

набор одноразовых перчаток;
набор одноразовых масок;
лимоны и апельсины;
витамины;
антисептик.
Физическая активность во время карантина, к сожалению, падает. Важно пить воду, есть больше овощей, освобождать рацион от сладкого, а сознание - от тяжелых мыслей. Кроме этих советов, наша менторка из спорта и здоровья заменила тренировки в спортзале на напоминание размяться и видео-инструкции для удаленных занятий.

В рамках социальных инициатив MacPawCares мы заботимся и об украинском обществе. Закупили 2000 защитных костюмов и 5 аппаратов искусственной вентиляции легких для украинских больниц, 2000 продуктовых наборов для пожилых людей, детей АТО, а также людей с ограниченными физическими возможностями; приобрели пластик на сумму 50 000 грн и передали его и 3D-принтеры компаниям, с помощью этого оборудования печатают защитные щитки для врачей.

Баланс: личный рецепт автора
Я принадлежу к кругу счастливых владельцев собак. Собака очень помогает поддерживать баланс и формирует расписание моего дня. Просыпаться и завершать работу необходимо в определенное время, ведь собаку необходимо выгуливать. После вечернего выхода стараюсь больше в этот день не работать. На выходных - отдыхать, не использовать мобильный и другие устройства. Надеюсь, что для сохранения баланса этого достаточно.

(409 рейтинг, средний 4,2 из 5)
«Это не о контроле, а об эффективности» Ольга Cидорина, HR — о работе команды на карантине
  • HR
  • 409
  • Дата публикации 30.04 20

Смотрите похожие записи