Как организовать эффективную дистанционную работу компании

20.10.2021 Всю свою взрослую сознательную профессиональную жизнь я работаю дистанционно. Еще в далеком 2011 году я завел этот блог и с тех пор начал зарабатывать в интернете. Впоследствии моя работа переросла в небольшой, зато прибыльный бизнес, благодаря чему удалось уже посетить более 120 стран мира.

Сейчас, когда многие компании переходят на удаленный режим работы, в нашей деятельности практически ничего не изменилось, ведь мы и так работали дистанционно. Поэтому буду рад поделиться собственным опытом, чтобы и вы совершили этот переход максимально эффективно.

Для удобства я выделил четыре блока этому вопросу:

Систематизация бизнес-процессов
Настройка виртуального офиса
Эффективная полная взаимодействие в команде
Полезные сервисы для имплементации этой модели
Итак ...
***

1) Систематизация бизнес-процессов

Для начала стоит понять следующее: Хаос множится при дистанционном взаимодействии»
Иными словами, если у вас раньше то работало неэффективно, то при переходе в онлайн, скорее всего этот показатель ухудшится в разы. Поэтому первым делом, перед тем, как переходить на удаленный режим работы, следует критически взглянуть на существующие процессы в вашей деятельности.

Люди не просто так придумали офис. Физическое присутствие и корпоративная культура способствуют производительности и фокуса сотрудников. Но ситуация кардинально меняется, если человек начинает работать из дома или кафе.

Поэтому первым делом я рекомендую упорядочить существующие бизнес-процессы.

Для этого следует выделить:

Роли в вашем бизнесе
Функции, которые эти роли исполняют
Ни в коем случае нельзя опираться на личности. Если ваш бизнес держится на "рабочих обычаях» между сотрудниками или уникальных незаменимых навыках, то это очень зыбкая и рискованная основа.

Бизнес должен работать на основе четко регламентированных процессов.

Для этого следует иметь написанными отдельные инструкции под конкретные функции в вашем бизнесе. Вот пример перечня инструкций в моем бизнесе.

Это ничто иное чем обычные гугл-док файлы, в которых по пунктам пользователя шаги по выполнению той или иной функции. Для лучшего понимания, вот инструкция по подготовке статьи к публикации контент-менеджером.

Инструкцией может быть и видеокаст. Важно, чтобы это было четко и по существу. Наличие такого набора документов обеспечивает бизнеса устойчивость. Скажем, как только в команде появляется новое лицо, ей предоставляются инструкции и вся адаптация проходит быстрее.

В противном случае, если из команды уходит ключевой сотрудник, на котором держалось много дел, то вместе с ним и падает часть бизнеса. Не думаю, что вы бы хотели оказаться в такой ситуации.

Документирования бизнес-процессов может занять некоторое время. Но это одно из лучших решений, которое вы можете сделать для светлого будущего своей организации и жизни в принципе. Особенно в такой турбулентный время, как сейчас.

Вспомните мои слова через пару месяцев

***

2) Настройка Виртуального Офиса

Теперь, когда ваши дела более или менее упорядоченные, стоит централизовать их в одном месте. Для этого есть куча разных облачных проджект-менеджмент сервисов. Я лично пользуюсь Trello и вам рекомендую.


Здесь есть возможность создавать отдельные списки и карточки, отвечающие за конкретные проекты или задачи.

Лично у нас есть 6 списков:

Общая Информация
входные Задача
регулярные Действия
Задача в Работе
Задача на пересмотр
завершенные Задачи

В первом списке хранятся инфа с различными доступами, паролями и организационной документацией. В регулярных действиях ведется отчетность по ежедневным делам, которые мы делаем на постоянной основе.



Зато проекта деятельность развивается вокруг остальных списков следующим образом:

Как только возникает новая задача, по нему заводится карточка в списке Входящие;
В карточках прописываются детали этой задачи и назначается ответственное лицо;
Когда человек приступает к исполнению, то перетягивает карту в список В Работе
*** это автоматически дает сигнал руководителю о том, что работа по проекту началась
При необходимости в соответствующую карточку вносятся комментарии в процессе работы
Когда дело завершено, ответственное лицо перетягивает карту в список на пересмотр
Руководитель проверяет и при необходимости вносит необходимые комментарии
Если дело надо доработать, то она возвращается в список В Работе
Иначе задача принимается и попадает в список Завершенные
Такая система позволяет четко фиксировать прогресс по всем внутренним делам и не терять из виду те или иные проекты, как часто бывает в неорганизованных компаниях. Честно говоря, даже не представляю, как вообще можно что-то делать эффективно, держа информацию в голове или на отдельных носителях.

В любом случае такая система является обязательной составляющей для эффективной удаленной командной работы.

***

3) Эффективное полное взаимодействие в команде

Продолжая предыдущий пункт, чрезвычайно важно ...

Единственная Централизованная Коммуникация
Здесь имеется в виду, чтобы абсолютно все движения по тому или иному проекту фиксировались в вашем виртуальном офисе. Таким образом можно четко проследить всю цепочку развития событий и шаг за шагом продвигаться по проекту.


Иначе, если сообщение «лезут» из всех дыр (или еще хуже устно), то очень сложно эффективно системно работать. К этому следует приучать своих коллег. Если вдруг получите сообщение вайбери или еще где-то, просите продублировать все исчерпывающе в соответствующей карточке.


Рабочий График и Регулярные прозвоны

Удаленная работа вовсе не означает расхлябанная работа. Для эффективной работы должен быть четкий рабочий график. Особенно это касается регулярных дозвонов, фактически являются заменителями совещаний.

Я рекомендую четко определить конкретные часы зидзвонив и закрепить этот скральний время, в течение которого никто не планирует переездов, походов к стоматологу или визитов сантехника.

Лично мы созваниваемся в 13:00 три раза в неделю (понедельник, среда, пятница). В течение часа удается решить кучу дел и разойтись по своим задачам.

ежедневная отчетность
Еще одной важной составляющей эффективной коммуникации в команде есть ежедневная рабочая отчетность. Просто в конце каждого дня человек записывает:

Что сделано сегодня
Что запланировано на следующий день


Таким образом четко видно кто чем занимается, а наличие плана на следующий день исключает вероятность того, когда человек пару часов раскачивается, чтобы взяться на дело.

***

4) Полезные Сервисы

Я выступаю за простоту, ведь чем сложнее система, тем больше вероятность, что она даст сбой. Таким образом для имплементации всего выше написанного нужду только:

Trello - для виртуального офиса
Skype - для регулярных зидзвонив
Gsuite - для внутренней документации
Конечно это не исчерпывающий перечень и вы можете выбрать другие сервисы, которые вам по душе.

Фишка заключается в том, что ...

... Лучший сервис это тот, который вы на самом деле используете


Кстати, напишите в комментах, которые сервса для каких функций юзаете. Будет интересно!

Если хотите поиграть в еще большую эффективность, то посмотрите в направлении тайм-трекеров. Скажем, Yaware является классной украинской разработкой, которой сам пользуюсь и фиксирую свое рабочее время.


***

Как эффективно перейти на удаленный режим

Очевидно, что стоит просто воспользоваться этими рекомендациями
Но не все так просто. Человеческая природа такова, что при любых изменениях возникает сопротивление и с большой вероятностью ваши коллеги будут неохотно относиться к таким нововведениям.

В таком случае рекомендую человечески объяснить, что сейчас непростое время и вам надо адаптироваться к новым реалиям. Кто-то пойдет навстречу, а кто-то упрется рогом. Это нормальная ситуация, сразу покажет с кем вам дальше по дороге, а с кем нет.

В любом случае будьте открыты к диалогу и не ломайте все через колено. Здесь в дело уже вступают тонкие вопросы отношений и вы, как руководитель, должны чувствовать эти волны и искать компромисс с вашими коллегами, ведь самое важное продолжать дальше работать.

***

Личная Производительность

Все, что я описал, касается корпоративной эффективности деятельности вашей организации. Но помните, что в основе этого все равно находятся люди. Согласно ваша персональная производительность является настоящим началом масштабных процессов.

Я написал целую книгу на эту тему - Формула производительности . Это одна из лучшей инвестиции, которую вы можете сделать сейчас в своей деятельности, а кроме того это отличный подарок другим. Книга доступна в трех форматах (бумажная, pdf, аудио) и стоит сущие копейки. Вот детали .

***

РЕЗЮМЕ
Надеюсь вам эти советы пригодились. Как бы сложно не было, помните, что это еще один шанс стать лучшим. Переход в онлайн режим является поводом для вас оптимизировать процессы и проверить действенность существующей бизнес-модели.

(400 рейтинг, средний 4,2 из 5)
Как организовать эффективную дистанционную работу компании
  • Блог
  • 400
  • Дата публикации 29.04 20

Смотрите похожие записи